El área de conocimiento de gestión de las adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto.
Esta gestión de las adquisiciones incluye la gestión del contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos lanzados por miembros del equipo autorizados.
Este detallado cuestionario te permitirá hacer un “gap analysis” en relación a la guíe de buenas prácticas que es el PMBOK(R).
Vayamos por partes…
Como aspectos generales y previos,
– ¿Existe un proceso de gestión de compras que abarque desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre del contrato con la aceptación formal del cliente y la recogida de lecciones aprendidas?
En la fase de planificar las adquisiciones,
– ¿Existe una estructura de desglose del trabajo que descomponga los trabajos que componen el proyecto y permita evaluar la conveniencia de subcontratar alguno de sus paquetes en función de los riesgos y condicionantes del proyecto?
– ¿Se elabora un plan de gestión de las adquisiciones del proyecto que recoja
- los paquetes de trabajo a subcontratar
- con su enunciado del alcance del trabajo
- criterios de aceptación
- condicionantes para su integración en la estructura de trabajos del proyecto
- en costes
- en plazos
- restricciones e hipótesis que puedan afectar a las compras planificadas
- una evaluación de los riesgos asociados a la decisión de adquisición
- un precio objetivo que dirija el proceso de subcontratación
- documentos estandarizados de compras
- y roles y responsabilidades de los diferentes departamentos afectados
- compras
- calidad
- ingeniería
- montaje
- jurídico
- …
– ¿Existe una lista de proveedores precalificados que
- facilite el proceso de compras
- y garantice la calidad del servicio?
– ¿Recoge el enunciado del alcance de la adquisición
- tanto aspectos relativos al producto o servicio
- como a la gestión del contrato (reportes de desempeño, entre ellos)?
– ¿Se establecen en los contratos incentivos asociados a indicadores de desempeño definidos respecto a
- plazos
- costes
- mejoras o
- calidad del producto o servicio?
– ¿Se establecen unos documentos de adquisición que garanticen
- la homogeneidad de las ofertas
- la facilidad y consistencia de las evaluaciones comparativas?
– ¿Se definen criterios de valoración de ofertas alineados con los objetivos clave del proyecto?
– ¿Existe un procedimiento de evaluación de ofertas y adjudicación de contratos que defina
- los pasos a dar y
- los roles y responsabilidades en la toma de decisiones?
En la fase de gestión del contrato de adquisición
– ¿Se controlan los trabajos subcontratados de igual forma que los trabajos realizados en la organización?
– ¿Existe un proceso para la gestión de los diferentes tipos de contratos que garantice
- una adecuada asignación de responsabilidades en la gestión del contrato
- el control y seguimiento del avance del proveedor en
- plazos
- alcance
- calidad
- riesgos
- una gestión de los cambios que tenga en cuenta su impacto en los diferentes áreas del proyecto?
– ¿Existe una gestión de los contratos integrada con la gestión general del proyecto que permita
- identificar variaciones respecto a la línea de desempeño prevista
- evaluar su impacto en el cumplimiento de los objetivos generales del proyecto
- informar a todas las partes interesadas de dichas variaciones
- tomar decisiones con antelación para minimizar así los riesgos sobre el proyecto?
– ¿Se realizan revisiones del desempeño de las adquisiciones para evaluar su progreso ya sean
- auditorías de calidad
- inspecciones
- u otras formas recogidas en el contrato?
– ¿Se mantiene un registro de comunicaciones, incidencias, reportes,… asociados al contrato?
En la fase de cierre,
– ¿Existe un procedimiento establecido para la
- aceptación formal del producto o servicio
- el cierre administrativo del contrato que recoja, indexe y archive toda la documentación del contrato?
– ¿Existe un proceso de auditoría del proceso de compras encaminado a
- identificar fortalezas y áreas de mejora en el proceso de compras
- desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre de los contratos?
– ¿Se actualizan los activos de los procesos de la organización
- incorporando lecciones aprendidas al proceso de compras
- archivando toda la información para su uso en futuros proyectos
- mejorando o simplificando los procesos y procedimientos actuales?
Cómo te fue la autoevaluación? Encontraste áreas de mejora? Magnífico, ya sabes en qué trabajar mañana¡
